STICHTING
Heden, achttien maart negentienhonderd zeven en negentig, verschenen voor mij, Mr WILHELMUS JOHANNES ARNOLD CONSTANT DAAMEN, notaris ter standplaats Tilburg:
1. de heer Petrus Joseph Cornelius van Spaandonk, cultureel werker, wonende te 5014 DV Tilburg, Lovensestraat 174, geboren te Tilburg op zevenentwintig mei negentienhonderd achtenzestig, zich identificerend met paspoort nummer X178845, ongehuwd;
2. de heer Henricus Petrus Franciscus Andreas Maria Mols, docent biologie, wonende te 5012 GB Tilburg, Verhulstlaan 14, geboren te Tilburg op tien juli negentienhonderd zeventig, zich identificerend met paspoort 251170C, ongehuwd.
De verschenen personen verklaarden dat zij bij deze akte- in het leven roepen een stichting, welke stichting zal- worden geregeerd door de navolgende statuten:
-NAAM, ZETEL EN DOEL-
Artikel 1
1. De stichting is genaamd: STICHTING EMPHEBION.
2. De stichting is gevestigd te Tilburg.
-DOEL-
Artikel 2
1. De stichting heeft als doel het bevorderen van Live Rollenspelen.
2. De stichting tracht haar doel te bereiken in een werksituatie waarin werkwijze en werktempo recht doen aan de mentale en emotionele belangen van werknemers,
deelnemers en vrijwilligers middels:
a) het organiseren van Live Rollenspel bijeenkomsten.
b) het organiseren van activiteiten die ertoe kunnen bijdragen dat Live Rollenspelen een grotere bekendheid krijgen.
c) het uitgeven van een tijdschrift betrekking hebbend op het Live Rollenspel.
d) het aanwenden van andere wettige middelen, die voor het verwezenlijken van het doel bevorderlijk kunnen zijn.
———BESTUUR———
ARTIKEL 3
1. Het bestuur van de stichting bestaat uit ten minste drie leden en wordt voor de eerste maal bij deze akte benoemd. Het aantal leden wordt – met inachtneming van het in de vorige zin bepaalde – door het bestuur met algemene stemmen vastgesteld.
2. In geval van een of meerdere vacature(s) in het bestuur vormen de resterende bestuursleden gezamenlijk / vormt het resterend bestuurslid tijdelijk een bevoegd bestuur, onverminderd de verplichting om binnen zes maanden na het ontstaan in de betreffende vacature(s) te voorzien.
3. Het bestuur ziet er nauwkeurig op toe en stimuleert dat de (mede)werkers en vrijwilligers in de stichting hun werkzaamheden onvervreemd verrichten in een sfeer van
kameraadschappelijkheid.
4. De bestuursleden worden benoemd door het bestuur. De benoeming geschiedt uit een bindende voordracht, als bedoeld in lid 5 van dit artikel. De eerste bestuursleden worden evenwel vrijelijk benoemd door de oprichters.
5. Indien er een of meer vacatures is / zijn ontstaan in het bestuur, zal de secretaris van het bestuur de leden van de werknemersraad in kennis stellen. De werknemersraad is dan in de gelegenheid om binnen een in de kennisgeving te noemen termijn, bij het bestuur een bindende voordracht in te dienen, bevattende voor iedere vacature tenminste twee namen. Het bestuur kan slechts dan aan de voordracht het bindende karakter ontnemen, indien naar zijn oordeel met geen van betrokkenen een goede samenwerking mogelijk zal zijn. Het bestuur is verplicht om een besluit tot ontneming van het bindend karakter aan een voordracht gemotiveerd ter kennis van de werknemersraad te brengen. Indien niet of niet tijdig een bindende voordracht is ingediend, dan wel indien- overeenkomstig het voorafgaande aan een ingediende- voordracht het bindende karakter is ontnomen, is het bestuur bevoegd vrijelijk in de betreffende vacature te voorzien.
ARTIKEL 4
1. Het bestuurslidmaatschap eindigt:
– door overlijden of onder curatelestelling;
– door bedanken
– door ontslag door het bestuur, als nader geregeld in lid 2 van dit artikel.
2. Een bestuurslid kan door het bestuur worden ontslagen. Ontslag kan evenwel niet worden verleend, vooraleer aan betrokkene gelegenheid is gegeven, zich in een bestuursvergadering te verantwoorden. Het criterium voor ontslag wordt getoetst aan de doelstellingen van de stichting.
ARTIKEL 5
1. Het bestuur stelt uit zijn midden aan een voorzitter, een secretaris, en een penningmeester. Van deze functies zijn alleen die van secretaris en penningmeester in één persoon verenigbaar.
2. De voorzitter, secretaris en de penningmeester vormen tezamen het dagelijks bestuur. Indien de functies van secretaris en de penningmeester in één persoon zijn verenigd vormen de voorzitter, de secretaris / penningmeester en een ander, daartoe door het bestuur aan te wijzen bestuurslid, tezamen het dagelijks bestuur.
3. Het bestuur zal er naar streven als een collectief te werken.
4. Het dagelijks bestuur heeft tot taak:
a) het voorbereiden van de besluitvorming van het bestuur en het uitvoeren van de bestuursbesluiten;
b) het nemen van beslissingen en het treffen van voorzieningen in gevallen, die naar zijn oordeel geen uitstel dulden;
c) het verrichten van alle werkzaamheden die naar zijn oordeel in het belang van de dagelijkse gang van zaken noodzakelijk zijn.
Ten aanzien van besluiten en voorzieningen als sub b. bedoeld doet het dagelijks bestuur ten spoedigste verantwoording aan het bestuur.
5. Het bestuur is bevoegd tot het aangaan van alle rechtshandelingen, hoe ook genaamd, met inbegrip van die- genoemd in artikel 291 lid 2 boek 2 van het burgerlijk wetboek.
6. Het bestuur vertegenwoordigt de stichting in en buiten rechte.
De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt mede toe aan twee- gezamenlijk handelende bestuursleden.
7. Het bestuur kan onder zijn verantwoordelijkheid taken en bevoegdheden delegeren of overdragen aan een of meer leden van de werknemersraad.
ARTIKEL 6
1. Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en overigens zodra de voorzitter of een ander lid van het bestuur of een lid van de werknemersraad dat gewenst acht(en).
2. Toegang tot de bestuursvergadering en het recht om aldaar het woord te voeren hebben de bestuursleden, de werknemers van de stichting en zij, die door het bestuur- of de werknemersraad zijn uitgenodigd. Alleen de bestuursleden hebben stemrecht.
3. Het bestuur neemt zijn besluiten niet dan met tenminste de gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen in een vergadering, waarin tenminste twee / derde van het aantal zittende bestuursleden aanwezig is.
4. Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht.
5. Besluiten kunnen alleen worden genomen over tevoren geagendeerde onderwerpen, tenzij wordt besloten met algemene stemmen van alle bestuursleden. De oproeping tot de vergadering geschiedt door de voorzitter, ten minste zeven dagen tevoren, de dag der oproeping en die der vergadering niet meegerekend, door middel van oproepingsbrieven..
6. het bestuur kan ook buiten een vergadering rechtsgeldige besluiten nemen, mits alle zitting hebbende bestuursleden zich verklaren voor aanneming en uitvoering van de betreffende besluiten. Van aldus genomen besluiten wordt aantekening gehouden in notulen van de eerstvolgende bestuursvergadering.
WERKNEMERSRAAD
Artikel 7
1. De werknemers raad is de vergadering van alle werknemers in dienst van de stichting.
2. Onverminderd de door de statuten en het huishoudelijk reglement aan de werknemers raad opgedragen taken, heeft de werknemersraad de taak het bestuur, gevraagd en ongevraagd te adviseren over zaken, de stichting betreffende.
3. De werknemersraad moet, onverminderd het bepaalde in de artikelen 3 en 8, worden gehoord, vooraleer het bestuur een besluit kan nemen over:
a) ontslag van een bestuurslid;
b) het vastleggen van de begroting en het goedkeuren van het jaarverslag;
c) het vaststellen en het wijzigen van het huishoudelijk reglement;
d) het wijzigen van de statuten en het ontbinden van de stichting;
e) het aanschaffen van zaken welke een waarde van driehonderd gulden (f 300,00) te boven gaan.
—-WERKNEMERS—-
Artikel 8
1. Het bestuur is bevoegd werknemers in dienst van de—- stichting aan te stellen mits uit een bindende voordracht van de werknemersraad. Artikel 3 lid 5 is van
overeenkomstige toepassing. Bij gebreke van werknemers is het bestuur zelfstandig bevoegd tot het aanstellen van personeel.
2. Ontslag van werknemers vindt niet plaats dan nadat de werknemersraad in de gelegenheid is gesteld gesprekken te voeren met de betrokken persoon, ten einde op basis daarvan het bestuur een standpunt ten aanzien van het ontslag te verstrekken. Het bestuur wijkt slechts af van dit standpunt indien gemotiveerd kan worden aangegeven, dat de standpunten / voorstellen strijdig zijn met de doelstellingen en de realisatie daarvan, dan wel een goede samenwerking in de weg zullen staan.
——-DONATEURS——–
ARTIKEL 9
1. Het is voor diegene die meegedaan heeft aan Live Rollenspel activiteiten georganiseerd door de stichting mogelijk om donateur te worden van de stichting als omschreven in artikel 9 ad 2 en verder in het huishoudelijk reglement.
2. Aan het donateurschap zijn een aantal rechten ontleend welke nader omschreven zijn in het huishoudelijk reglement van de stichting. Voor donateurs gelden in ieder geval de volgende rechten:
a) bij uitgave van een tijdschrift ontvangen donateurs een gratis exemplaar;
b) donateurs van de stichting hebben tot een door het bestuur nader te bepalen datum voorrang bij inschrijving- voor activiteiten georganiseerd door de stichting;
c) donateurs hebben het recht plaats te nemen in door het bestuur of door het bestuur aan te wijzen personen samen te stellen project commissies waarin donateurs gezamenlijk op collectieve basis meewerken aan de vormgeving van activiteiten conform de doelstellingen en statuten van de stichting. Taken, verslaglegging, rechten en plichten van commissies en de donateurs (vrijwilligers) die daarin zitting hebben zijn omschreven onder artikel 10 en 11, en zullen voor zover daar niet verder omschreven, worden vastgelegd in het huishoudelijk reglement van de stichting;
d) donateurs hebben gevraagd of ongevraagd het recht het bestuur te adviseren over zaken, de stichting betreffende.
d1) Op geregelde basis, doch minimaal één maal per jaar wordt hiertoe door het bestuur een ‘open vergadering’ afgekondigd waarop donateurs en genodigden van de stichting hun visie kunnen geven betreffende het bestuursbeleid, beleidsplannen en de wijze waarop het bestuur en zijn werknemers de doelstellingen van de stichting trachten te verwezenlijken.
d2) Donateurs zijn tevens ten allen tijde gerechtigd het bestuur schriftelijk op de hoogte te stellen van hun visie omtrent het bestuursbeleid en de wijze waarop het bestuur haar doelen tracht te verwezenlijken.
e) Het bestuur van de stichting verplicht zich verslag te doen van geplande beleidsplannen en geplande activiteiten en resultaten van uitgevoerde beleidsplannen en uitgevoerde activiteiten tijdens de jaarlijkse ‘open vergadering’ en zich hieromtrent te informeren met de mening van donateurs betreffende de plannen en resultaten. Indien het bestuur dat wenst kan door middel van stemming de mening van aanwezigen op de ‘open vergadering’ gepeild worden. Het bestuur is vrij zich naar de mening van de meerderheid te richten inzake haar beleid en beslissingen..
f) Het bestuur verplicht zich tevens alle donateurs minimaal één week voordat de ‘open vergadering’ gepland is de donateurs hiervan op de hoogte te stellen en hiervoor uit te nodigen.
——VRIJWILLIGERS——
ARTIKEL 10
1. Alleen donateurs van de stichting kunnen aangemerkt worden als mogelijke vrijwilligers die plaats nemen in commissies.
2. De vrijwilligersraad is de vergadering van alle vrijwilligers in dienst van de stichting.
3. Het bestuur en haar werknemers zijn bevoegd taken te delegeren aan vrijwilligers dan wel commissies van vrijwilligers. Indien er discussie ontstaat over de aanstelling van een vrijwilliger beslist na de werknemersraad en de vrijwilligers raad gehoord hebbende het bestuur van de stichting.
4. Ontslag van vrijwilligers vindt niet plaats dan nadat de vrijwilligersraad in de gelegenheid is gesteld gesprekken te voeren met de betrokken persoon, ten einde op basis daarvan het bestuur een standpunt ten aanzien van het ontslag te verstrekken. Het bestuur wijkt slechts af van dit standpunt indien gemotiveerd kan worden aangegeven, dat de standpunten / voorstellen strijdig zijn met de doelstellingen en de realisatie daarvan, dan- wel een goede samenwerking in de weg zullen staan of wanneer niet wordt voldaan aan in het
vrijwilligerscontract bepaalde afspraken en verplichtingen.
5. Tussen bestuur en vrijwilliger wordt een vrijwilligerscontract opgesteld waarvan vorm en inhoudsvereisten zijn omschreven in het huishoudelijk reglement en waarin in ieder geval duidelijk en begrijpelijk omschreven is:
a) wat de taken zijn van de vrijwilliger;
b) wie het aanspreekpunt in de stichting is voor de vrijwilliger;
c) wie de leiding heeft over het door de vrijwilliger uit te voeren project;
d) hoe van het verloop van de uitvoering van die taken verslag wordt gedaan aan het bestuur of een door het bestuur aan te wijzen persoon;
e) wanneer en hoe de taken van de vrijwilliger afgerond en opgeleverd worden;
f) wat de vrijwilliger tijdens zijn/haar samenwerkingsverband met de stichting kan verwachten van- het bestuur en haar medewerkers;
g) welke middelen door de stichting beschikbaar worden gesteld aan de vrijwilliger bij de uitvoering van zijn / haar taken;
h) wanneer het contract tussen bestuur en vrijwilliger ontbonden wordt..
6. Indien een vrijwilliger uitgaven moet doen voor werkzaamheden of materialen ten bate van de stichting dient hiervoor toestemming gevraagd te worden aan de penningmeester of aan een door de penningmeester aan te wijzen persoon. Uitgaven waarvoor toestemming is verleend kunnen gedeclareerd worden bij de stichting na overleg van bonnen. Eventueel kan aan een vrijwilliger een voorschot worden verleend voor begrote onkosten. Dit wordt enkel en alleen bepaald door de penningmeester.
7. Vrijwilligers dienen na afronding van hun taken hiervan verslag te doen bij het gezamenlijk overeengekomen aanspreekpunt.
——–COMMISSIES——-
ARTIKEL 11
1. Commissies kunnen bestaan uit bestuursleden, medewerkers en vrijwilligers (donateurs) of een combinatie daarvan.
2. Het bestuur stelt in elke commissie een persoon aan die geldt als aanspreekpunt voor het bestuur, medewerkers van het bestuur of andere commissies. Dit commissiehoofd is verantwoordelijk voor het functioneren van de commissie en zorgt voor de uitvoering van door het bestuur aan de commissie toegekende taken, zoals omschreven in een commissie contract.
3. De vereiste vorm-inhoud van een commissie contract is beschreven in het huishoudelijk reglement en beschrijft in ieder geval op duidelijke begrijpelijke wijze:
a) wat de taken zijn van de commissie.
b) wie de leiding heeft over de commissie.
c) wie de leiding heeft over het door de commissie uit te voeren project
d) hoe van het verloop van de uitvoering van die taken verslag wordt gedaan aan het bestuur of een door het bestuur aan te wijzen persoon.
e) wanneer en hoe de taken van de commissie afgerond en opgeleverd worden
f) wat de commissie tijdens haar samenwerkingsverband met de stichting kan verwachten van het bestuur en haar medewerkers.
g) welke middelen door de stichting beschikbaar worden gesteld aan de commissie bij de uitvoering van haar taken.
h) wanneer het commissiecontract ontbonden wordt.
4. Indien een commissie uitgaven moet maken voor werkzaamheden of materialen ten bate van de stichting dient hiervoor toestemming gevraagd te worden aan de penningmeester of aan een door de penningmeester aan te wijzen persoon. Uitgaven waarvoor toestemming is verleend kunnen gedeclareerd worden bij de stichting na overleg van bonnen. Eventueel kan aan een commissie een budget worden verleend voor begrote onkosten. Dit wordt enkel en alleen bepaald door de penningmeester.
5. Indien een commissie niet voldoet aan de onderling overeengekomen afspraken als omschreven in het commissiecontract kan het bestuur overgaan tot ontbinding
van de commissie.
–FINANCIEN EN VERSLAGLEGGING–
ARTIKEL 12
1. Het boekjaar van de stichting is gelijk aan het kalenderjaar, lopende het eerste boekjaar van de stichting vanaf heden tot en met eenendertig december negentienhonderd zevenennegentig.
2. De geldmiddelen van de stichting worden verkregen uit:
a) vergoedingen wegens bewezen diensten en uit exploitatie;
b) opbrengsten uit vermogen;
c) subsidies en giften;
d) schenkingen, legaten en erfstellingen;
e) andere wettig verkregen baten.
3. Telkenjare voor de aanvang van het komende boekjaar stelt het bestuur de begroting van het komende boekjaar vast, die daartoe door de penningmeester aan het bestuur wordt voorgelegd.
4. Telkenjare, ten uiterste drie maanden na afloop van een boekjaar, wordt door het bestuur het jaarverslag behandeld. Het jaarverslag omvat:
a) een beredeneerd verslag van de werkzaamheden van de stichting, opgesteld door de secretaris
b) een financieel verslag, omvattende een overzicht van- ontvangsten en uitgaven in het betreffende boekjaar en een vermogensoverzicht per het einde van dat boekjaar, opgesteld door de penningmeester. Goedkeuring van het financieel verslag door het bestuur strekt de penningmeester tot décharge.
——HUISHOUDELIJK REGLEMENT——-
ARTIKEL 13
1. Het bestuur kan, gehoord hebbende de werknemersraad- een huishoudelijk reglement vaststellen, ter nadere uitwerking van aangelegenheden, die niet of niet voldoende in de statuten zijn geregeld.
2. Het huishoudelijk reglement is niet van kracht voor zover het in strijd is met de statuten.
STATUTENWIJZIGING EN ONTBINDING
ARTIKEL 14
1. Deze statuten kunnen worden gewijzigd en de stichting kan worden ontbonden door een besluit van het bestuur, genomen in een vergadering waarin alle zitting hebbende bestuursleden aanwezig zijn en met tenminste een meerderheid van drie/vierde van het aantal uitgebrachte stemmen. Deze stemming vindt niet plaats vooraleer de werknemersraad nadrukkelijk gehoord wordt.
2. De oproeptermijn tot zodanige vergadering bedraagt tenminste tien dagen en bij de oproep wordt van het betreffende voorstel melding gemaakt.
3. Indien in de betreffende vergadering niet alle bestuursleden aanwezig zijn, wordt op een termijn van niet minder dan twee weken en niet meer dan vier weken een nieuwe vergadering gehouden, waarin een besluit kan worden genomen, ongeacht het aantal aanwezigen doch met de in lid 1 beschreven meerderheid.
4. Een besluit tot ontbinding moet mede omvatten:
a) de aanwijzing van een commissie van vereffenaars
b) de aanwijzing van de bestemming van een na, vereffening nog resterend batig saldo.
——SLOTBEPALING——
ARTIKEL 15
In alle gevallen waarin de statuten en het huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist het bestuur.
De verschenen personen verklaarden tenslotte, dat voor de eerste maal het aantal bestuursleden wordt vastgesteld op vier en dat tot bestuursleden zijn benoemd:
de verschenen persoon onder 1 als voorzitter;
de verschenen persoon onder 2 als secretaris/penningmeester;
de heer Maurice Foulon, beeldend kunstenaar, wonende te 9711 LE Groningen, Herestraat 99a, geboren te Goirle op zesentwintig januari negentienhonderd eenenzestig, ongehuwd, als algemeen bestuurslid; –
de heer Siegfried Olaf Ernst Heijbers, docent biologie, wonende te 2288 CG Rijswijk, Jaagpad 51, geboren te Delft op vier april negentienhonderd vijf en veertig, gehuwd, als algemeen bestuurslid.
—SLOT—
De comparanten zijn mij, notaris, bekend en hun identiteit is door mij, notaris, aan de hand van de hiervoor gemelde en daartoe bestemde documenten vastgesteld.
WAARVAN AKTE
in minuut verleden te Tilburg, op de datum in het hoofd van deze akte vermeld. Na zakelijke opgave van de inhoud van deze akte aan de verschenen personen hebben deze eenparig verklaard van de inhoud van deze akte te hebben kennisgenomen en op volledige voorlezing daarvan geen prijs te stellen.
Vervolgens is deze akte na beperkte voorlezing door de comparanten en mij, notaris, ondertekend.
